电子邮件归档普及迅速 应用局限性仍需解决

电子邮件的出现是作为企业与员工和客户之间一种快捷的沟通方式，但是现在它已经逐渐演变成为一种重要的企业通信和生产力工具。随着讯息量的增长，企业发现他们需要一种能够监控和管理讯息流的工具。虽然这种产品的市场发展非常快，但是却显然缺乏对用户需求的了解。因此，企业发现当下有如此多有着不同功能、解决他们管理、保存、保护、搜索、索引以及保留电子邮件需求的难题。

预计电子邮件归档产品市场将表现出迅猛的增长速度。分析公司Osterman Research表示，今年企业花费在这类产品上的开支达到了6.09亿美元，到2011年这个数字将翻一番突破15亿美元。Osterman Research首席分析师Micheal Osterman表示：“不仅仅是大型企业，现在很多中小企业也已经开始意识到对电子归档系统的需求。”

企业购买这些工具是有很多原因的。其中之一是不断增长的信息量。一位高管每天收到上百封邮件、回复50多封邮件是很平常的事。在很多情况下，这些邮件中包含着一些重要信息，用户有可能在几天、几个月甚至是一两年之后需要找到并查看这些信息。电子邮件归档工具为用户提供了一种找到关键数据或者恢复被不小心删除掉数据的便捷途径。

加拿大制造企业Ivaco International的IT经理Ralf Mueller表示：“Exchange所使用的个人文件夹本身并不经常使用，会占用大量存储空间。”这家公司在2007年开始采用由MessageSolution公司提供的归档系统。

电子发现是推动电子邮件归档普及的第三个因素。像美国联邦民事审判程序规则（U.S. Federal Rules of Civil Procedure）等法律都要求企业必须长时间保留电子记录。有时候，企业不仅需要保留这种记录长达七年时间，而且需要在发生法律诉讼或者其他法律要求的情况下读取这些信息。

随着产品需求越来越强劲，众多厂商纷纷开始涉足电子邮件归档市场。ArcMail、Barracuda、CA、C2C Systems、CommVault、EMC、Google、MessageSolution、Mimosa、Proofpoint、Privacy NETworks以及Symantec等厂商都致力于电子邮件归档产品的革新。

不过有一个问题，归档系统如何很好地支持不同邮件系统。目前大多数应用都是针对微软Exchange设计的，而Exchange也是迄今为止最受用户欢迎的电子系统。总的来说，归档系统没有提供那么多能够兼容其他电子邮件系统的功能和特性。

据市场调研机构Gartner研究副总裁Carolyn DiCenzo表示，现在能够兼容IBM Domino和Novell GroupWise的归档系统有所增加，但是仍然没有获得广泛应用。有些情况下，许多使用了这些系统的企业不得不使用最普通的演示功能，例如支持Simple Mail Transfer Protocol网关层，而不是利用Exchange提供的丰富功能。

因为现在用户需要的不再仅仅是普通的索引和搜索功能，所以这种局限性也变得越来越重要。DiCenzo表示，企业正在寻找一种基于他们自身价值管理讯息的途径。也许他们的需求很模糊，但是他们希望创建一个能够基于信息标题、内容或者用户职责进行分类的归档系统。最理想的状态就是，所有讯息都被放置在能够识别他们价值的专有文件夹中，所以找到重要信息就变得容易得多了。

另外还需要更好的程序工具来支持这些功能。电子邮件产品提供商需要在他们的产品中提供更加强大的应用程序界面。例如，微软公司就在他们的系统中增加了信封日志功能，提供了更加颗粒化的保留特性，然后归档厂商就可以基于这些特性开发系统产品。

企业预计他们的归档容量将增长到数百TB，因为每个人发送的邮件越来越多，处于业务和法律原因企业必须将这些邮件保留更长的时间。然而，系统需要能够基于价值迁移这些文件。随着时间的流逝，一封保存电子邮件的价值有可能越来越小，因此保存时间超过90天的信息可以归档到比较廉价的存储介质中。如果一封电子邮件已经被保存了几年时间，那么就应该被迁移到更加廉价的存储介质中，例如磁带。

提供更好的集成性也被提到主要厂商的日程上。企业经常发现他们面对着杂乱的归档选择——有的是针对电子邮件、有的是针对文件，而有的则是针对图像的。相比这种独立管理的系统，企业更原因配置一种能够兼容所有类型数据的归档系统。

另外一个缺点就是，这些产品往往售价较高，起价通常在50000美元，而且很容易就增长到100000美元。

与其他软件市场板块一样，其他对采用服务来降低成本的方法越来越感兴趣。Osterman表示：“中小企业对电子邮件归档服务表现出越来越浓厚的兴趣。”Osterman Research预计，到2011年这种服务的收入将占到整个归档市场总收入的2/3，相比之下今年这个比例为1/3。

电子邮件归档市场在很短的时间内就从一个有趣的想法演变成为人们接受的技术。越来越多的厂商凭借他们的产品或者对现有产品的附件功能涉足这个领域，因此预计未来几年归档市场将在产品设计和功能方面发生巨大的变化。