开支紧缩下电子邮件归档服务倍受青睐

与软件市场的其他板块一样，电子邮件归档市场也开始提供归档服务以补充传统归档系统。通常这些服务是通过存储即服务或者软件即服务提供给用户的。这将对那些希望减轻IT员工负担、需要更丰富功能特性却开支有限的企业有着越来越大的吸引力。

Osterman Research首席分析师Michael Osterman表示：“中小企业对电子邮件归档的兴趣越来越高，SaaS对他们来说是一个不错的选择。”Osterman预计，到2011年电子邮件归档服务收入在整个归档市场收入所占比例将从2008年的1/3增长到2/3。

用户需求的高涨也吸引来众多外包和服务等厂商，例如Autonomy、Dell、Global Relay、Google、LiveOffice、Mimecast以及Proofpoint等都推出了相关服务。随着通讯安全服务提供商、Microsoft Exchange管理服务提供商以及在线备份厂商逐渐将归档纳入他们的服务项目内，未来市场中将出现更加丰富的归档选择。

企业选择SaaS产品是有很多理由的。首先，这些服务可以为企业节约成本。按月付费要比购买电子邮件归档软件和服务器更为划算。而且这还节约了人力开支，因为企业不需要雇佣专门的员工来负责电子邮件归档系统，而把这项工作交给第三方服务提供商。有些情况下，企业最开始是自己管理电子邮件归档，之后再将这项工作交给第三方。

虽然许多企业最初选择SaaS是考虑到外包能够节省成本，而且外包服务提供商对电子邮件归档系统可能发生的故障问题更熟悉，能够更快速地解决故障。另外，服务提供商的创新能力更高，会增加一些新的功能特性，或者提供灵活性更高的服务。而且，外包服务提供商可以帮助企业释放内部IT资源，这样企业就可以将重点放在核心业务上。

最初，SaaS的出现是为了解决需要追踪电子邮件以应对法规遵从或者电子发现问题。相关法律案件引起了人们对邮件归档的关注，因为许多案件中的起诉人都要求企业提供多达数年的通讯记录。

谷歌产品营销经理Bill Kee表示：“时间上的限制可能会促使企业采用SaaS归档解决方案。”在这些情况下，企业需要快速对大量数据进行检索和编目。而且，IT技术人员并没有一套快速配置新系统所需的资源。

厂商提供的服务也有所变化。他们开始推出能够解决最基本的邮箱管理功能，而不断增长的邮件信息量使得邮箱管理变得非常复杂。在很多情况下，企业的内部原则或者法律法规都会延长企业保留邮件的时间期限。

因为企业需要将信息保留相当长一段时间，所以信息量以及搜索的复杂性也在不断提高。EMC归档和法规遵从产品营销总监Sheila Childs表示：“企业不再将他们的数据资料保存在办公室文件柜中了。”

不过这种服务也可能有一些缺点。最大的缺点可能就是企业不再拥有对信息的控制权，相反他们必须依赖于第三方服务提供商，而提供商可能无法像企业要求的那样处理信息或者保护数据安全。不过话说回来，第三方服务提供商可能提供更公平——因此更可信——的操作。如果法庭案件涉及到数据保留的话，这就很有必要了。

另外一个问题就是长期成本。潜在用户需要了解电子邮件数量增长带来的整体成本。毕竟，你的同事是不同减少他们生成电子邮件的数量。而且你还要考虑到，那些你现在用不到但是以后可能有用的附加功能带来的成本。

而且，潜在用户还得考虑到SaaS提供商的长期稳定性。企业用户应该去顶服务提供商的长期运营，能够维护归档并提供对数据的访问路径。现在已经有很多厂商都被其他厂商吞并了，而且当前不稳定的经济形势可能会激化市场的不稳定性。

另外一个需要考虑的问题是电子邮件归档的保存方式以及是否使用了任何专有的技术或者格式。如果用户希望更换另一家服务提供商，或者直接自己进行管理，那么这一点就非常重要了。

越来越多的企业——尤其是中小企业——开始意识到，他们需要某种电子邮件归档系统或者策略，这就增加了人们对电子邮件归档服务的兴趣。电子邮件归档市场仍然处于发展初期，厂商仍在不断完善他们自己的服务产品。虽然需要企业可以找到很多产品选择，但是想要找到最适合他们的产品仍然需要一些时间和努力。