如何做好电子邮件归档

今年一月的时候，美国区法院法官Barbara L. Major裁定高通（Qualcomm）公司因未能提供该公司与博通（Broadcom）公司之间一项关于专利权诉讼案相关的电子邮件证据被判850万美元的罚款。Major写道，“高通公司故意拒绝向其竞争对手博通公司提供多达数万份的决定性文件，以期达到赢得诉讼，同时还能在与博通公司的商业竞争中获取战略优势的双重目的。”在该事件中：高通公司未能在庭审结束之前调查主要证人的电脑，这次疏漏对该公司造成的影响是灾难性的，因为随后高通公司的律师就发现关于电子邮件的问题才是高通公司要面临的主要问题。

随后，高通公司一错再错，没有将最新发现的电子邮件提交给博通公司。

你也许会想，“我们从来没有做过那么愚蠢的事。”但在这次诉讼里，愚蠢已经不是唯一的解释了。2007年6月，在一起非法终止案件中，达拉斯城因未能给法庭出具包括电子邮件在内与案件有关的记录，被判处155万美元的罚款。不过该城市的律师辩称该城市复杂的电子邮件系统让搜索变得非常困难，但是这一解释完全没有用。电子邮件在法律诉讼中扮演着非常重要的角色，上面仅仅是两个例子而已——这两个例子也显示出对于绝大部分企业来说，在数百万的电子邮件信息中进行搜索的能力倘若不足，则可能给企业带来巨大的风险。

没有什么产品的销售会比受到法律威胁推动的产品更好了，我们看到这两个市场风起云涌：电子邮件归档，辅助进行法律发现的工具、发现、分析及提交和诉讼或调查有关信息的过程。法律发现对归档技术来说是一项新的成长动力：Gartner预测在未来三年内，每年花在发现软件以及服务上的费用将以每年35%的速度增长，与此同时，IDC也预测，到2011年，与电子邮件归档有关的应用软件的销售额将会从2007年的6亿3100万美元增加到17亿美元。如此迅猛的势头在归档市场里的表现尤为突出。MessageOne是一款能够提供电子邮件归档、连续性以及遵从服务的软件即服务软件，Dell公司以1亿5500万美元的价格购买了该款软件。Barracuda Networks以及Trend Micro也都推出了用于归档的设备。今年四月，Oracle也对外宣布了一条即将投入运行的生产线——通用在线存储（the Universal Online Archive）。该产品将用于存储以及管理非结构化数据；其第一款产品将是Oracle的电子邮件归档服务（E-Mail Archive Service）。

电子邮件归档和法律发现市场彼此融合，这并不仅仅是一种巧合。律师们将炮火集中在电子邮件上，并不仅仅是因为它是执行官们和员工沟通的主要工具，能够为企业内的业务流程提供相关的信息记录。而且写电子邮件的人通常没有防备，说话也比较随意，这在法庭上很可能会成为非常有力的证据。

但是归档仅仅是法律发现的开始，它还包含着几个部分。电子发现参考模式（Electronic Discovery Reference Model，简称为：EDRM）描述了整个过程。EDRM已经为世界范围内的法律发现所采用。我们接下来将会仔细分析这个模式。该模式综合性非常强，能够广泛应用于各种组织；同时，它还提供了一整套清楚详细的指导方案，组织可以将其电子发现政策的基础。我们同样也会向大家说明在这个模式中，电子邮件归档可以直接适用于哪些环节，而哪些环节是需要其他组件的。