电子发现——适当的准备需要数据保留策略

本文是Taneja Group关于电子发现技术系列文章的第二篇。（第一篇：电子发现：先发制人很重要）

一宗被称为“Zubulake vs. UBS Warburg”的案件为存储经理敲响了警钟。

恐怕很多人都听说，摩根斯坦利公司曾经因为糟糕的电子发现流程付出了高达数十亿美元的惨痛代价。另外一个电子发现的经典案例是关于Zubulake案件的，而这本应该是一宗普通的员工性别歧视案件。但是在调查过程中，法庭发现被告瑞银华宝(UBS Warburg)无法在及时提供相关备份磁带证据，而且更糟糕的是，他们本应基于讼诉需要的目的保存原始数据，但实际上他们却销毁了所有相关备份磁带。法庭作出判决，要求被告瑞银华宝为其不当行为支付罚款。而且陪审团认为，删除前员工提交申请之后所有电子邮件信息的行为证明了被告歧视性能的成立，最终法庭宣布瑞银华宝支付2930万美元的判决结果。

法规遵从和持续数据保留策略也许会为瑞银华宝节省下高达数百万美元的处罚、律师费用以及诉讼费用。瑞银华宝案件并非个案。大多数年收入在1亿美元的企业都曾涉及某种主动诉讼案件中，一些大型企业甚至遭遇过数百起这样的案件。这种主动诉讼案使电子发现流程持续下去，并且占用了大量宝贵的时间和资源。据估算，手动电子发现流程每复查1GB数据的平均成本为2000美元。要知道，一次电子发现流程很容易就涉及数TB的数据，所有每GB 2000美元的确是非常高昂的代价。

许多律师会向法庭提出无法承担数据电子发现的重担，FRCP的确会保护要承担电子发现不合理负担的一方。然而，如果这一方现有的数据保留策略很糟糕，那么就不适用于FRCP法规。在Farmers与Peterson一案中，法官表示“单方面决定信息存储方式本身并不是将可发现事物排除在发现范围外的充分理由”。也就是说，糟糕的数据存储策略并不能为企业省去高昂的电子发现成本，从长远来看，只会带来更高的搜索成本。

完善的数据保留策略帮助企业按照合理的方式保留数据，并且在不需要的情况下删除数据。不少电子发现应用，例如PSS Systems的Atlas平台就通过分类发现数据提供了这种功能，并且以业务价值、法规要求或者正在面临诉讼的要求对其进行保留。

而且，用户应该对关联性有一个充分的了解。他们应该了解的问题包括：法规遵从要求哪些数据有多长的保留期限？应该针对工作的勘漏制订怎样的内部监控和调查规定？我的数据具有哪方面的业务价值？什么时候这些数据不再具有业务价值？哪些数据是我需要针对诉讼目的进行保留的？现在大多数企业机构95%的数据都是以电子格式进行保存的，所以他们必须认真地搞清楚这些问题。

为了回答这些问题，企业机构必须实现数据保留和数据管理策略的标准化。这个流程有很多重要的好处，例如存储和存储管理成本的降低、保存数据更少、数据价值更高带来能源成本的削减、以及数据丢失风险的降低。对于诉讼电子发现，这种策略能够快速且精确地在大型分布式存储站点之间运行电子发现工具，让企业更容易符合法规遵从的要求。例如，StoredIQ可以在一系列存储平台以及应用之间对数据类型进行分类；Autonomy的Zantaz也具有类似采用Idol引擎的工具。

这很容易实现吗？当然不。现有的许多数据保留工具都是针对某个应用的，数据可能散布于一个企业机构内的多个存储设备以及站点。然而，通过保留策略的创建和通信、数据集中化和整合、与法律部门的紧密合作，IT部门可以缩小散乱数据的高风险与完善企业信息架构之间的差距。

另外一个挑战就是使用电子发现工具的前瞻性。甚至最强大的电子发现软件渗透到所有企业存储中也是要花企业上一段时间的。提前配置为工具完全索引数据资源提供了充足时间。当需要进行电子发现的时候，企业内容已经是经过索引和重复数据删除的，能够及时地提供规定的搜索结果。

在准备阶段，电子发现分类软件会涉及到多个存储目标和数据类型。赛门铁克Enterprise Vault采用Kazeon公司的技术来提供这种功能。这款软件在最初阶段对数据进行索引，然后在后台透明化运行，确保数据在创建、修改和淘汰的时候保留最新索引。这就是IT部门和法律部门需要紧密合作的地方。IT部门不仅可以针对电子发现创建一个完善的数据架构，而且还可以针对资源管理、预算开支以及法规遵从等目的，为未来形成更紧密结构的数据、更快电子发现搜索打下基础。而且，备份和归档环境中的大量企业数据以及电子发现产品应该能够与现有后端存储系统相兼容。