“邮件门”事件叩问企业数据管理

叩问二：数据进行归档了么？

“邮件门”事件还暴露了企业在数据归档管理方面存在的不足。

对很多企业而言，文件系统要归档、公司运营的历史数据要存档、邮件系统由于法规遵循需要归档……数据归档已经变得越来越重要了。数据归档可将不常使用的数据有计划地从主存储系统迁移到更经济的归档存储系统上，提升主系统运行效率，同时有效降低设备采购成本，它使用高级的索引和数据迁移能力确保固有数据的安全，防止数据损坏和丢失，减少风险和降低管理成本，是企业数据管理的重要一环。

一个好的归档管理软件需要满足以下要求：创建一个可保留的归档副本，可供用户发现信息或满足法规要求；允许对信息进行深度查询和快速取回；具有监督管理功能；简单的数据发现结果；减少归档的存储成本；能提供操作审计报告。

针对不同类型的数据，专业数据管理厂家CommVault提供了三类归档管理方法：

一是利用备份创建归档副本。这是一个传统而经济的方法，可以把备份副本存储在磁带或光盘上，进行离场保存。然而当前绝大部分备份软件是不适合做归档管理的，主要原因是没有健壮的索引，不能对大容量数据进行快速查询，不能快速恢复单个文件/邮件，也不能进行内容索引。CommVault的Galaxy备份软件在归档管理方面有重大突破，能对各种类型的数据进行归档管理；

二是活动数据迁移。这是一种有效的归档管理。即把不活跃的数据迁移到次级磁盘和磁带上，可以利用查询工具对已经归档的数据进行快速查询，也可以快速把数据恢复到生产系统。这种方法仅仅把文件/邮件中的数据迁走，文件/邮件的入口（称为“存根”）仍保留在原来的系统中。和原来文件相比，“存根”只占用很少的空间，允许用户浏览和选择该文件，就像文件仍然在那里一样。当把“存根”删除后，数据就自动完成了归档；

三是邮件的依法归档。CommVault邮件依法归档提供了一种归档Exchange/Domino NOTES的方法，以满足不同机构依法归档的要求。CommVault的邮件归档具有以下重要特性：创建并能维护一个符合法律要求的e-mail归档；能获取日志，索引e-mail内容，并能提供用户自动检索功能；具有控制（审计、篡改证据）或安全监督；具有事前监督和风险管理以确保符合法律要求；通过自动查找和检索来减少查找和检索的费用。