新归档工具应对新法规

随着新版本的《美国联邦民事诉讼规则》（US Federal Rules of Civil Procedure，FRCP）于本周五（12月1日）正式生效，我们对于更多的产品将进一步增强其电子发现（e-discovery）与法规遵从的特性丝毫都不会感到意外。

本周三，CommVault推出了包含了新功能的归档产品，而新进入者InBoxer也推出了更加让人心动的邮件过滤产品。

所有的产品都在致力于让律师和调查法规遵从的官员在不必具使用过多IT应用的情况下，就能够更容易地对电子文档进行搜索。这是因为新的法规要求公司管理层必须在审理前以及上诉阶段就提交电子文档，否则将面临严重的惩罚。

CommVault就为其DataArchiver产品增加的Outlook扩展程序（Add-In）功能，这将帮助用户通过Outlook界面进行搜索，其搜索的对象可以是保存在磁盘、磁带或其它存储介质上的邮件或附件。

InBoxer也为自己的InBoxer Anti-Risk Appliance（防风险设备）增加了具备电子邮件归档功能的设备。这个设备可以帮助企业通过Web浏览器来搜索归档的邮件。

Design Within Reach公司负责IT的副总裁Joe Martins表示，他非常欢迎那些能让他从繁重的电子发现工作中解脱出来的产品，不管这些产品是能够完全代劳或只是简化搜索工作。“一次我花了一整天的时间来搜索一封电子邮件。我肯定那封邮件是存在的，但是到最后也没有找到它，”他说道，“这件事本不应该这么麻烦的。”

Martins已经用CommVault的产品作备份好多年了。但同时他也在使用其他的备份产品——GFI的针对Exchange的软件产品——MailArchiver来进行邮件归档。虽然他还没有决定是否更换为DataArchiver，但是他认为Outlook扩展程序功能确实很有优势。它可以简化其公司的搜索工作，提供一个用于管理备份和归档的控制平台。

Martins表示其现在的系统需要使用者登陆，并使用布尔（Boolean）来搜索归档的邮件。

“GFI的产品表现还算不错，但是我喜欢那种统一的控制界面，就是那种把所有功能都整合在一起的界面，”他说道，“要是有了CommVault的新Outlook插件（plug-in）功能，我就能够将其展示给来检查的法规遵从人员看，并说‘都在这了，你查吧。’如今所使用的方式对于法规遵从检查人员所要找的那些数据而言，都需要使用过多的IT应用才能实现。但每个人都会使用Outlook。”

InBoxer公司是由曾供职于Dragon Systems（一家语音识别公司）的Roger Matus和Sean True二人共同创立的。他们使用了自称为基于语言（language-based）的搜索技术。这个技术并不是让你用说话来进行搜索，但却类似于语音识别系统。InBoxer软件可识别特定的，如人力资源、法律条文和类似法规遵从领域内的短语，进而来发现适合的邮件。

“我们的搜索引擎已经调整为适应律师、人力资源主管和法规遵从人员所习惯搜索的模式，”Matus说道，“例如，使用搜索引擎来寻找一个社会保险号（social security number）是非常困难的。我们为此就创造了一种专用的办法作为寻找这个号码的表示方法，‘这看起来像是一个社会保险号，这样即使有那些类似的其他号码也都会被排除。’”

这会成功吗？目前还很难下定论，但据Matus表示，现在已经有用户购买了他们的产品 ，其中包括San Diego Blook银行。他相信新的FRCP会进一步促进他们公司的成长。

Design Within Reach的Martins表示，他认为其公司目前的策略将会继续满足新规则对于法规遵从的要求，但他还没能完全消化这60多页充满法律术语的新法规。

“我还没有完全通读这些新法规，”Martins在谈到新法规时说道，“但我认为这并不会对我造成太多影响，因为我们还自己的杀手级应用来足以应付保管每一封进出的邮件。作为一家零售公司，我们的需求并不像其它行业，如医疗和金融业，那么难以满足。但是作为一家上市公司，我们也必须记录公司的一举一动。”