如何做好电子邮件归档

归档正在兴起

很长一段时期以来，企业都倾向于采用电子邮件归档来缓解需要将大量邮件存放在生产服务器上的压力。在卸载了之前的信息之后，邮件服务器可以运行得更加迅速，备份也得以改进，同时IT部门可以更好地执行保持与部署的相关政策。归档也使发现变得更加容易，至少对电子邮件来说的确如此。在没有归档的情况下，如果需要查找相关的邮件，IT部门就不得不去检索备份系统以及用户的硬盘驱动器。如果之前的邮件是存放在磁带上的话，那么要检索这些邮件的话，就必须先将它们重新存放回邮件服务器内。归档同时避免了这两个问题的出现，因为先前的邮件都是存放在磁盘内，它们完全是可供检索的。

电子邮件归档也被扩展到了其他领域，用于存储其他类型的内容，例如微软的Office和SharePoint文件以及.wav文件。这是因为在2006年，联邦法院已经明确指出，可发现的信息同时包含电子文件与纸质文件。这条规则将其称为电子存储信息，简称为ESI。ESI包含了在如今商务领域可能找到的任何形式的电子资料。卷入诉讼案的企业如今有义务保留相关的ESI资料，并且要做好要随时将这些资料递交法庭的准备。

象赛门铁克公司或Mimosa Systems公司之类的电子邮件归档厂商的产品都可以存放多种内容类型的文件，并对它们进行索引。其他一些厂商，例如惠普公司则为电子邮件归档和其他非结构化数据提供了通用的归档产品。

总部设在加利福尼亚州San Mateo的Webcor Builder是一家承包公司，该公司在2002年购买了赛门铁克公司的Enterprise Vault用于减轻其陈旧电子邮件给其交换服务器带来的压力，但该公司很快意识到其发现的功能也对公司大有帮助。高级副总裁兼首席信息官Gregg Davis表示，过去IT部门在应对发现请求时，不得不将过去的邮件从磁带或者其他存储媒介，有时甚至是用户PC机里的PST文件内将这些邮件重新导入服务器。Davis表示，“我们已经知道我们过去从未做到尽善尽美……如果要出示所有的相关资料，IT部门就将瘫痪，这让我们也非常紧张。”他购买发现加速装置，其中有一个插件是专门针对发现过程的，有了这个“帮手”之后，我们的发现能力和以前完全是天壤之别。“现在，我们用这个模块来进行检索，搜索的过程只需要10分钟，然后我们就可以将检索结果交给律师了。这不仅仅是节省了我们大量的时间，更让我们的内心能够保持平静。”他表示，“你当然不希望被罚款或者接受其他民事惩罚，当然你也不会想输掉官司。那种‘我们没有工具’的说辞在现在的法庭上已经完全不管用了。”

促使美国心理学学会（American Psychological Association）购买一个电子邮件归档平台的原因是该组织卷入了一场诉讼。首席信息官Tony Habash表示，这个总部设在华盛顿的组织在2007年卷入了一场“令人感到十分痛苦”的法律发现过程。许多工作人员将信息存储在他们的硬盘驱动器或者CD上，这样一来，要检索以及收集相关资料就需要手工完成，耗时耗力。

Habash表示，“我们最终将这些资料集中统一起来了，但那是一项工作量很大的工作。这次的事件促使我们决定采用电子邮件归档。”他最终选择了MessageOne提供的一项服务。对一个中型的机构来说，SaaS模式是相当具有吸引力的，因为它能够将IT部门的工作人员们从实际操作中的繁重工作中解放出来。Habash同样借着部署的机会提出了一致性保持策略。

他表示，“我们目前正在将归档与整个过程紧密结合，同时还会指导用户什么电子邮件需要归档，同时还会告诉他们相应的原因；我们也会告诉我们的工作人员，什么时候可以删除这些邮件以及如何删除它们。”