美国政府责任署调查发现政府邮件管理漏洞

报告中表示，“GAO对四家机构的电子邮件记录管理的初步结果显示不是所有的部门都做好准备应对电子邮件记录带来的问题。”四家接受检查的机构分别是Department of Homeland Security (DHS，国土安全部)、Environmental Protection Agency (EPA，美国国家环境保护局)、 Federal Trade Commission（美国联邦贸易委员会）和Department of Housing and Urban Development (HUD，美国住房与城市发展署)。

缺少适当的电子邮件保留是GAO发现的主要问题之一。该报告中表示，“有一半的高级官员，都没有将电子邮件妥善识别并保存。”并且强调缺乏有效的“记录保持”系统，可以对电子邮件进行分类保存，并快速找回。

自从2007年8名美国律师的事件以来，政府的电子邮件问题就开始引起了大众的关注，白宫的官员因为删除电子邮件受到批评。一名法官去年要求白宫保存数百万电子邮件的备份，而这些邮件被删除了，美国国会也出现了违反电子邮件管理规定的事件。

本周的GAO报告是House of Representatives的Committee on Oversight and Government Reform证词的一部分，该报告显示出华盛顿其他地方的电子邮件管理情况也不容乐观。

GAO的信息管理总监Linda Koontz 写道，“官员们和他们手下的职员们，并不是都接受了如何保存记录的培训，而这些培训对保存电子邮件来说是必要的。如果记录保存需求无法跟上的话，机构就无法保障记录，包括保护个人和联邦政府权益的一些重要信息，能够得到妥善的识别和保存。”

检查人员发现的另一个最值得关注的问题是机构通常会将电子邮件打印出来，然后以纸制文件的方式进行保存。电子发现技术隆重登场之后，似乎并没有进入这些机构。

GAO的官员警告说电子邮件的打印拷贝可能让这些机构对同一份电子邮件保存了多份拷贝，有电子的也有纸制的文件，这就导致了无必要的数据存储。

白宫电子邮件事件的混乱已经推动了立法者起草Electronic Communications Preservation Act，该法案将推动机构采用电子记录管理系统来管理电子邮件。Koontz对此极为赞成。

她写道，“机构已经认识到将重要资料从电子形式转化成纸制文件保存的做法不是一个长久可行的策略，因此开始计划或采用这样的系统。”但是她警告说，机构必须心存警惕，小心管理，避免不必要的损失。

Electronic Communications Preservation Act目前仍然处于讨论阶段，该法案要求机构在4年内实施电子存档保存系统，最终强迫机构处理他们电子邮件策略中存在的问题。

目前，National Archives and Records Administration (NARA)应对联邦记录管理疏漏负责，包括电子邮件。不过GAO的官员发现该机构并没有一直坚持自己的管理规范。

EPA和FTC并没有检查从非政府电子邮件系统来的电子邮件，例如商业网络电子邮件系统。而且，DHS的电子邮件策略并没有指定通过电子邮件流通的草稿文件是联邦文档。

GAO表示，在接受调查的高级官员中，有15名高级官员把每封电子邮件都保存在他们的电子邮件系统之中。Koontz表示，“其中一些官员在电子邮件帐户中有几千封，甚至几万封电子邮件。把所有的邮件都保存起来，如果他们需要响应Freedom of Information Act的要求的时候，搜索并检查所有的邮件可能会耗费相当长的时间。”