IBM和Iron Mountain联手打造记录管理集成工具

虽然记录管理技术能够创建一个无纸化的办公环境，但是企业机构仍然对成堆的数据记录感到头疼。

Pund-IT首席分析师Charles King表示：“企业将继续身陷精制木浆的海洋中。处理大量纸质文件的高度复杂性涉及到从账目管理到法律遵从的方方面面。”

不过最近有两家存储巨头合作来解决这些管理难题。

IBM将把FileNet Records Manager软件与Iron Mountain的Accutrac软件整合成为一个可以对纸质记录和数字记录进行管理的工具。

Iron Mountain集成解决方案部门执行副总裁Greg Nicastro表示：“我们已经启动这个项目，双方的工程师将基于两家厂商的系统产品把这两项技术整合到一起。”他表示，两家厂商将与各自的用户进行交流，了解他们需要那些工具功能性。

考虑到目前数据存储和管理市场的竞争形势，这次IBM和Iron Mountain的合作对双方来说都是具有战略意义的。

此前Iron Mountain一直努力在竞争激烈的数字记录行业站稳脚跟，IBM也希望与惠普和EMC等厂商保持同步，出资1000万美元创建了旨在帮助用户制订长期数据归档策略的全球归档解决方案中心（Global Archive Solutions Center）。

IBM的FileNet Records Manager软件可以基于用户的财务、法律和法规需求来对电子记录进行分类、保存以及满足保留规定。Iron Mountain的Accutrac软件可以让企业经理从一个统一的界面上对保存在任何地方的动态和非动态记录进行管理。这两款软件的集成版本将采用IBM ZeroClick记录管理技术。

Nicastro表示：“两款软件的集成大大提高了用户访问所有记录的读取速度，不管的纸质的还是电子的、动态的还是非动态的。”

Nicastro表示：“这种遵循让所有记录都一整套策略（保留期限和诉讼保留）的功能非常重要。企业机构能够更好地控制信息，在诉讼起见对发现请求快速响应，更大程度上遵循诉讼保留和隐私立法。”

这款集成产品是Iron Mountain与IBM今年年初开始的战略合作的进一步延伸，Iron Mountain在今年年初发布了一款针对电子数据的名为Digital Record Center for Images归档软件，该软件集成了IBM的Content Manager onDemand的功能特性。两家厂商表示希望能在今年年底正式发布这款新产品。

这款新工具将更好地辅助企业作出决策，保证文件分类、追踪和管理的连续记录保留。

Nicastro表示：“这并不是一场纸与数据的竞争，企业机构必须以统一的模式对信息进行管理，这样他们就可以快速找到并使用这些信息，同时不违反相关的法律法规。”

Enterprise Strategy Group的高级分析师Brian Babineau表示，电子记录的管理是一个很重要的问题，将老式的纸质记录与新型的纸质记录结合之后，文件管理就变成一个极具挑战性的工作。

虽然纸质文件在保存重要文档方面大多是开放性的模式，但是电子邮件、电子数据表格以及工程设计图这样的数据模式并适用于所有纸质文档的保存策略。

Babineau表示：“从某种程度上来说，当一家企业机构决定某些文档不在需要以纸质形式保存的话，他们就需要经历一个完全转变的过程。”他还表示，数字格式的存储拥有诸多优点，而且更具可读取性、更便于运输。

除了这次IBM和Iron Mountain合作开发的文件工具之外，CA也推出了一款可以帮助用户对纸质记录和数字记录进行管理的软件，该软件还可以与CA的信息管理解决方案相整合。另外EMC也将目光投降了数字和纸质记录领域。

分析师King表示：“IBM和Iron Mountain以一种融合的解决方案来解决这些难题，创建了一种可以管理物理文档和电子文档的最佳策略。”

Babineau认为，这种工具实现了对业务记录的连续控制。现在大多数企业公司已经很少对业务记录、尤其是电子业务记录实行强制记录存放策略。

Babineau表示：“企业机构用于管理所有记录使用的工具越少，他们出错的几率就越小，例如删除或者保存一份已经存储相当长时间的记录，或者无法找到规定所需的记录。”