建立电子邮件存档策略

    根据META Trend的研究报告，在2002年的时候，组织会实施"前后协作"策略，它令顾客、雇员和合作伙伴能够通过应用软件和企业门户来计划、分享平台。

    电子邮件信息现在已经超过短时间的通讯而被广泛考虑。因此，产业调整者愈发要求电子邮件必须保留三年或更长时间作为审计用途。最严格的受控行业是政府机关（公开会议规律、自由信息行为）、财政服务、医疗保健和保险业。但是很多其他行业受到电子邮件保持规律，新的规章制度浮现出来。尽管如此，近来的事件揭示出，电子邮件档案规则不是被忽视，就是没有被正确的理解。例如，六个投资银行正被控告违反了全美证券交易商协会（NASD）和纽约证券的交易法规，要求保留三年的相关商业通信。电子邮件档案市场非常微小——在2002大约七千万美元，但是当越来越多的公司意识到这类工具的作用的时候，我们期待着一个快速的提升，能使市场在2007年成长到四亿五千万美元。到2005年，我们期待着这个成长的市场吸引新的参与者进入反病毒和邮件管理市场。档案服务会发生扩张从而包含下一代协同技术。

    大多数IT团队正忙于争夺最终用户的战役，为满足近来增长的电子邮件存储分配需求，争取最小限度存储分配以节省开销、缩短电子邮件服务器的恢复时间以及缩短备份时间。档案系统提供了一个折衷的方案，将信息从产品电子邮件服务器里转移到备用的存储中，这时信息对于用户来说还是可达的。然而，高层管理人员渴望避免发生索取电子邮件记录的法律行为。当然，也有相反的观点认为，电子邮件发现可以揭示能对案子有帮助的信息。每个事件的法律发现过程会消耗企业超过20万美元。因此，主管们一般都对存储分配不感冒，尽管如此，还是需要一个电子邮件保持/清理的时间表。

    最终的档案动力是全体的知识管理（KM）专家，公司必须建立清晰的电子邮件保持策略，而且这些策略应该是完整的归档管理的策略。我们相信这些论题将会在以后的几年里，通过以下的途径来解决：

• 迫于强硬政策执行的压力，G2000的公司会采用久经考验的档案解决方案来满足调整需求。
• 在一些受管制的行业里，正面的清理力量通常会取得胜利，意味着清理周期会变短（例如60天清理一次收件箱）并且邮箱的容量会被控制在100MB以内。到2005年，大约30%的非管制G2000公司会利用档案系统让用户保留大量的电子邮件，尤其是附件，而不对产品电子邮件系统构成压力。
• 新的压缩技术和附件处理服务（例如转移附件到单独的存储单元）会形成，令用户能够利用委托存储来存储更多的电子邮件。
• 电子邮件元数据（例如邮件跟踪项目）会超越邮件本身，被用于知识管理的目的。其基于的逻辑是：因为消息无论如何都必须被保留，它们同样能被利用。
• 我们期待着电子邮件归档的需求延伸至即时消息领域，从而引导厂商拓宽电子通讯的范围。

    我们建议，受控行业行业必须采用久经考验的档案系统（审计/监视系统）。一个实在的问题是非受控行业是否应该使用电子邮件档案服务。

    支持档案系统的公司应该考虑只是将它们用于特定的用户（例如管理和调研）或是进程（例如产品开发）以便减少开支并限制法律暴光。不管是否使用档案系统，IT团队，连同HR、法律和管理团队，都必须能够清晰的说明和维护电子邮件保持（包括本地的和集中的电子邮件存档）的整体策略。公司必须对不提供档案服务带来的反响进行深入的调查。

    电子邮件档案市场正快速的变化着。一旦小型厂商、电子邮件系统厂商和更大的提供商开始进入这个市场的时候，通常会带来新的混合级别。IBM就是这样一个例子，它于2001年生产了一个Exchange 档案系统（作为它本身的Domino系统的补充）。Legato最近生产了一个 OTG, 同样是被StorageTek和Tumbleweed所OEM的。Sun已经将Domino融入档案市场。然而， HP/Compaq已经加快了步伐, 将自身的K-vault档案系统（最初来自DEC）看作一个单独的公司（KVS）.这里面的一些公司（例如SAP）正在从其他产品里开展电子邮件。

    应用档案系统来减轻产品系统存储负担的公司应该强调用户的易用性（Outlook/Notes应该作为客户软件）、快速访问（平均磁盘存储访问时间在2-5秒之间，磁带机/光学存储在15-30秒之间）、自动化的操作（例如基于容量、时间和用户的电子邮件转移）、粒状管理（例如由部门来缓存大小）以及粒度（例如仅仅存储附件）。

    如果没有在受控行业被适当的保留，或者在非受控行业被保留的时间过长，较早的电子邮件信息会成为共同的负担。公司必须较早的建立消息保持策略，以排除一些不法行为。

    IT团队，连同律师、HR、经理，应该建立和坚决的执行电子邮件保持/档案策略。